На основании законодательства работодатель обязан информировать работника о денежных выплатах и произведенных удержаний при помощи расчетного листка (абз. 1 и 2 ст. 136 ТК РФ). Но далеко не все работодатели выполняют свои обязательства поскольку сами не знают о такой своей обязанности, либо просто игнорируют их.
Расчетный листок представляет собой письменное извещение (выписку), которая должна выдаваться на руки работнику до получения последним заработной платы. Требование Трудового кодекса о выдаче работнику расчетного листа прежде всего направлено на защиту права работника для своевременного и в полном объеме получения им заработной платы (ст. 21 ТК РФ). Обязательной или рекомендованной формы расчетного листа нет, обычно работодатели используют ту форму, которая имеется в программе по ведению бухгалтерского учета для расчета заработной платы. Работодатель может самостоятельно утвердить форму расчетного листа с учетом мнения представительного органа работников (абз. 2 ст. 136 ТК РФ).
Как правило в расчетном листе указывается:
- табельный номер;
- период, за который производятся начисления;
- отработанные дни (часы);
- составные части заработной платы;
- размеры и основания произведенных удержаний;
- общая сумма, подлежащая выплате.
К числу удержаний в расчетном листе может быть указана следующая информация:
- налог на доходы физических лиц;
- неизрасходованный и несвоевременно возвращенный аванс;
- взыскание с должника по исполнительным документам, в том числе алиментов;
- исчисленные, удержанные и перечисленные дополнительные страховые взносы на накопительную часть трудовой пенсии (п. 8 ст. 9 Закона N 56-ФЗ).
Расчетные листки выдаются работникам при начислении и выплате второй части заработной платы, как правило, в конце месяца, в том числе и на те месяцы, когда работник уходит в отпуск (письмо Роструда от 24.12.2007 N 5277-6-1).
Поскольку расчетный листок выдается в конце месяца, а заработная плата должна выплачиваться не реже чем каждые полмесяца (абз. 6 ст. 136 ТК РФ), то в нем должны найти отражение суммы, выплаченной работнику в течение всего месяца.
Доходы физического лица отнесены к его персональным данным (п. 1 ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных»). Персональные данные работника — это информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника (ст. 85 ТК РФ). Следовательно, при выдаче расчетных листов должна обеспечиваться конфиденциальность.
Расчетные листы вместе с другими документами могут представляться в суд в качестве доказательств.
